Hoe vind je de ideale boekhouder voor jouw bedrijf?

De juiste boekhouder in de buurt maakt jouw leven gemakkelijker

De keuze van een boekhouder in de buurt is een van de belangrijkste beslissingen die je als ondernemer neemt. Een goede boekhouder zorgt ervoor dat jouw administratie correct, tijdig en efficiënt wordt bijgehouden. Maar meer nog: een goede boekhouder is een strategische partner die meedenkt over de groei van jouw zaak.

Helaas merk ik dat veel ondernemers deze keuze niet bewust maken. Ze zoeken snel naar een boekhouder in de buurt, gaan af op een aanbeveling of kiezen degene met de laagste tarieven. Dit leidt vaak tot problemen, van slecht advies tot dure boetes.

In deze blog geef ik je de handvatten om de juiste keuze te maken. Ik bespreek kritische vragen die je jezelf moet stellen, valkuilen die je moet vermijden, en praktische voorbeelden uit mijn eigen ervaring als boekhoudcoach. 

Een goede boekhouder is zoveel meer dan een verplichting

Veel ondernemers zien hun boekhouder vooral als een administratieve kracht die wettelijke verplichtingen zoals btw-aangiftes en jaarrekeningen afhandelt. Maar een goede boekhouder is zoveel meer. Het is iemand die:

Jouw administratie foutloos houdt, zodat je boetes en stress vermijdt.

Strategisch meedenkt over de structuur en groei van jouw bedrijf.

Tijd bespaart door processen te automatiseren en te optimaliseren.

Inzicht geeft in cijfers, zodat jij betere beslissingen kunt nemen.

Een verkeerde boekhouder daarentegen? Dat kan je niet alleen geld kosten, maar ook een rem zetten op de groei van je onderneming.

Een slechte opvolging kan duizenden euro’s kosten

Linda startte haar zaak na een carrière van 35 jaar in het onderwijs. Ze was haar mama net verloren en vond troost in een hobby, waar ze uiteindelijk haar beroep van maakte. Ze startte als kleine ondernemer volgens de btw-wetgeving, wat betekende dat ze onder de jaaromzetgrens van €25.000 moest blijven. Maar het succes van haar zaak zorgde ervoor dat ze al in haar eerste jaar als hoofdberoeper over die grens ging.

Het probleem? Linda wist niet dat ze de grens had overschreden en werd niet actief opgevolgd door haar boekhouder. Haar dossier zat bij een groot kantoor waar ze als kleine klant door de mazen van het net glipte. Pas toen de btw-controleurs aan haar deur stonden, ontdekte ze het probleem. Haar boekhouder had haar niet op tijd btw-plichtig gemaakt, wat leidde tot een regularisatie én een boete van €6.000.

Had Linda een boekhouder gehad die regelmatig contact met haar hield of actief meedacht over haar groei, dan was deze situatie vermeden.

Kritische vragen die jij jezelf moet stellen

Om ervoor te zorgen dat jij niet in een situatie zoals die van Ann belandt, is het belangrijk om kritisch na te denken over wat jij verwacht van jouw boekhouder. Hier zijn enkele vragen die je jezelf moet stellen:

1. Welke diensten heb ik nodig?

Wil je enkel dat jouw btw-aangiftes en jaarrekening worden ingediend? Of zoek je een partner die je helpt met strategische keuzes, zoals de overstap van een eenmanszaak naar een vennootschap? Of doe je liever zelf een deel en laat je alleen de jaarafsluiting over aan de professional?

Hoe duidelijker jij weet wat je nodig hebt, hoe beter de samenwerking.

2. Moet mijn boekhouder uit de buurt zijn?

Hoewel een boekhouder in de buurt handig kan zijn voor persoonlijke afspraken, is digitale samenwerking vaak efficiënter. Een boekhouder die modern werkt, met digitale tools en systemen, biedt meer voordelen dan een kantoor om de hoek dat nog alles op papier doet. Heb je nood aan meerdere offline meetings, dan kies je best een boekhouder in de buurt.

Bekijk ook mijn blog over geld besparen dankzij automatisatie 

3. Hoe vaak wil ik contact?

Sommige ondernemers willen maandelijks een update over hun cijfers, anderen vinden een jaarlijkse bespreking voldoende. Vraag tijdens een kennismakingsgesprek hoe vaak jouw boekhouder contact onderhoudt en in welke vorm (online of offline).

4. Begrijpt mijn boekhouder mijn sector?

Sectorervaring kan een groot verschil maken. In sectoren zoals horeca, bouw of creatieve beroepen zijn er specifieke fiscale regels en uitdagingen. Vraag je potentiële boekhouder naar ervaring met klanten zoals jij. Deze gespecialiseerde kennis kan een aanzienlijk voordeel opleveren voor jouw bedrijf.

5. Persoonlijke connectie versus expertise

Is het voor jou belangrijk dat er een persoonlijke klik is met jouw boekhouder, of draait het puur om vakkennis? Een boekhouder kan technisch perfect zijn, maar als de communicatie stroef verloopt, kan dat de samenwerking bemoeilijken. Denk na over wat jij belangrijk vindt in een samenwerking.

Voorbeeld: Stel dat jij iemand bent die graag snel schakelt en direct antwoord wil, maar je boekhouder is terughoudend in communicatie. Dat kan frustrerend zijn. Omgekeerd, als je iemand zoekt die jouw situatie echt begrijpt en met je meedenkt, kan een persoonlijke connectie cruciaal zijn.

6. Toekomstplannen en specialisatie

Heb jij een duidelijke visie over de richting van jouw onderneming? Als je specifieke plannen hebt, zoals het opzetten van een vennootschap, het optimaliseren van fiscale structuren of zelfs advies over investeringen in bijvoorbeeld cryptovaluta, is het belangrijk dat je boekhouder hier ervaring mee heeft. Niet elke boekhouder heeft deze expertise in huis.

Tip: Vraag tijdens een kennismakingsgesprek hoe jouw boekhouder met dergelijke situaties omgaat. Hebben ze ervaring met klanten die soortgelijke doelen nastreven? Zijn ze op de hoogte van de laatste regelgeving en trends?

7. Budget

Wat wil en kun je uitgeven aan boekhoudkundige diensten? Jouw budget bepaalt mee wat je van een boekhouder kunt verwachten. Realisme is hierbij belangrijk. Goedkopere boekhouders bieden vaak een basale dienstverlening, terwijl een boekhouder met een hoger tarief meer tijd en aandacht kan besteden aan jouw dossier.

Voorbeeld: Een starter met een eenvoudige administratie kan vaak volstaan met een goedkopere boekhouder. Maar als je een groeiend bedrijf hebt en behoefte hebt aan strategisch advies, is het verstandig om hier een passend budget voor te voorzien.

8. Niveau van samenwerking

Hoe diepgaand wil je dat de samenwerking is? Zoek je iemand die alleen de basistaken uitvoert, zoals btw-aangiftes en de jaarrekening? Of heb je behoefte aan een strategische partner die je helpt met financiële planning en besluitvorming?

Praktische vraag: Vraag je potentiële boekhouder of ze alleen administratieve diensten aanbieden, of dat ze ook meedenken over de toekomst van jouw bedrijf. Hoe dieper de samenwerking, hoe meer waarde je eruit haalt.

9. Teamstructuur

Werkt jouw boekhouder in een groot kantoor waar een team aan jouw dossier werkt, of is er één persoon verantwoordelijk? Beide hebben voor- en nadelen. Een team kan efficiënter zijn, maar de persoonlijke aandacht kan minder zijn. Een zelfstandige boekhouder biedt vaak meer persoonlijke begeleiding, maar is mogelijk minder flexibel in drukke periodes.

Voorbeeld: In een groot kantoor kan het gebeuren dat jouw dossier door een minder ervaren medewerker wordt behandeld. Bij een zelfstandige boekhouder werk je meestal rechtstreeks met de verantwoordelijke, wat de communicatie kan verbeteren.

10. Beschikbaarheid en werklast

Hoeveel klanten heeft jouw boekhouder, en hoeveel tijd kunnen ze aan jouw dossier besteden? Een overwerkte boekhouder kan problemen veroorzaken, zoals laattijdige aangiftes of minder aandacht voor detail.

Tip: Vraag tijdens een kennismakingsgesprek naar hun werklast en beschikbaarheid. Hoe snel kun je een antwoord verwachten op jouw vragen? En hoe gaan ze om met dringende situaties?

Vind een boekhouder via jouw huidige boekhoudpakket

Wist je dat je vaak via het boekhoudpakket waarmee je al werkt een nieuwe boekhouder kunt vinden? Veel boekhoudsoftware zoals Dexxter, Accountable of Yuki hebben een netwerk van aangesloten boekhouders die bekend zijn met hun systemen. Dit kan een enorme meerwaarde zijn wanneer je overweegt van boekhouder te veranderen.

Waarom is dit handig?

1. Geen migratie nodig: Je hoeft je boekhouding niet over te zetten naar een ander pakket, wat voorkomt dat er historische data verloren gaat. Denk aan ingescande facturen, oude boekingen of bankafschriften.
2. Kostenbesparing: Het overnemen van een dossier naar een nieuw pakket brengt vaak kosten met zich mee. Door te blijven werken in je huidige software, bespaar je deze extra uitgaven.
3. Efficiëntie: Een boekhouder die al bekend is met jouw boekhoudpakket kan snel en zonder extra training aan de slag. Dit maakt de samenwerking direct effectiever.
4. Continuïteit: Je behoudt toegang tot al je data en documenten zonder onderbrekingen of technische complicaties.

Het belang van een kennismakingsgesprek

Na stil te staan bij al deze vragen, is het plannen van een kennismakingsgesprek met potentiële boekhouders een cruciale stap. Dit gesprek geeft jou de kans om te ontdekken of er een klik is en of de boekhouder past bij jouw verwachtingen en noden. Het gaat niet alleen om kennis en ervaring, maar ook om communicatie en vertrouwen.

Gebruik dit gesprek om jouw bedrijf en doelen toe te lichten en stel gerichte vragen. Hoe reageert de boekhouder? Begrijpt hij of zij de uitdagingen van jouw sector? Worden jouw vragen duidelijk en volledig beantwoord? Let ook op hoe comfortabel jij je voelt tijdens het gesprek. Een boekhouder is een belangrijke partner, en een goede samenwerking begint bij wederzijds vertrouwen.

Weet dat je alleen de juiste antwoorden krijgt als je de juiste vragen stelt. Denk daarom vooraf na over wat je echt wilt weten. Vraag bijvoorbeeld naar de manier van communiceren, de gebruikte tools, de frequentie van updates en hoe proactief de boekhouder jou kan begeleiden.

Een goed kennismakingsgesprek kan de basis leggen voor een langdurige, succesvolle samenwerking. Neem de tijd om dit moment optimaal te benutten en maak je keuze niet enkel op basis van tarieven of papieren kwalificaties. Uiteindelijk draait het om een boekhouder die bij jou en jouw onderneming past.

Veelgemaakte ondernemersfouten 

Voordat je overweegt om van boekhouder te veranderen, is het cruciaal dat je als ondernemer zelf een basiskennis hebt van je cijfers en boekhouding. Vaak ligt het probleem niet enkel bij de boekhouder, maar kan het ook voortkomen uit een gebrek aan begrip aan jouw kant. Het is belangrijk om te erkennen dat het niet volledig begrijpen van je boekhouding deels kan liggen aan je eigen kennisniveau.

Het investeren in je eigen financiële kennis is daarom essentieel. Dit kan je doen door opleidingen te volgen, boeken te lezen, of zelfs door gerichte vragen te stellen aan je huidige boekhouder. Door een beter begrip van je eigen financiën te ontwikkelen, kun je effectiever communiceren met je boekhouder en samenwerken om je bedrijf te laten groeien.

Indien, na het opdoen van meer inzicht in je cijfers, blijkt dat er nog steeds geen goede match is met je huidige boekhouder, dan kan het tijd zijn om over te stappen. Een wissel brengt weliswaar extra kosten met zich mee: de ene boekhouder moet je dossier afsluiten en overdragen, terwijl de andere het moet opstarten en zich moet inwerken. Ook gaat er vaak waardevolle historische kennis verloren bij een overdracht.

Een weloverwogen besluit om van boekhouder te veranderen moet daarom gebaseerd zijn op een grondige kennis van je eigen behoeften en een duidelijk begrip van wat je van een boekhouder verwacht. Dit zorgt ervoor dat de overgang soepeler verloopt en dat je nieuwe boekhouder beter aansluit bij de unieke eisen van jouw onderneming.

De verantwoordelijkheid van de ondernemer

Hoewel een boekhouder een cruciale rol speelt in de gezondheid en groei van je bedrijf, is het belangrijk om te beseffen dat deze professional geen tovenaar is. De verantwoordelijkheid voor het succes van je onderneming ligt in eerste instantie bij jou, de ondernemer.

Het is niet realistisch om te verwachten dat je boekhouder alle problemen kan voorzien of oplossen zonder jouw actieve betrokkenheid en duidelijke communicatie. Een boekhouder is geen helderziende en kan niet werken met informatie die hij of zij niet heeft. Het afschuiven van alle verantwoordelijkheden op je boekhouder is niet alleen oneerlijk, maar ook schadelijk voor je bedrijf.

Als ondernemer moet je de juiste vragen stellen en de juiste informatie op het juiste moment verstrekken. Dit betekent dat je proactief moet zijn, je cijfers moet kennen en begrijpen, en tijdig moet handelen. Het is niet voldoende om alleen aan het einde van het jaar in actie te komen of te verwachten dat je boekhouder alle gaten opvult die ontstaan door een gebrek aan inzicht of aandacht van jouw kant.

Behandel je boekhouder als een professionele partner, niet als een kleuterjuf die achter je aan moet lopen om ervoor te zorgen dat je je financiële huiswerk doet. Een succesvolle samenwerking is gebaseerd op wederzijds respect, duidelijke communicatie en een begrip van elkaars rollen en verantwoordelijkheden.

Neem dus je verantwoordelijkheid serieus. Wees betrokken bij je financiën, werk samen met je boekhouder en begrijp dat de groei en gezondheid van je bedrijf een gezamenlijke inspanning vereisen. Alleen dan kun je een solide basis leggen voor een succesvolle en duurzame toekomst van je onderneming.

Conclusie

Het kiezen van de juiste boekhouder is een cruciale stap in de richting van het succes en de groei van je bedrijf. Het succes van deze relatie hangt echter niet alleen af van de competentie van je boekhouder, maar ook van jouw eigen betrokkenheid en verantwoordelijkheid als ondernemer.

Je boekhouder is je partner en adviseur, geen magiër. Het is essentieel dat je als ondernemer actief betrokken bent bij je financiën, duidelijk communiceert, en tijdig de benodigde informatie en feedback verstrekt. Begrip van je eigen boekhouding en tijdige actie zijn cruciaal. Zonder jouw input, inzicht en medewerking kan zelfs de beste boekhouder niet effectief functioneren.

Deze samenwerking is een tweerichtingsverkeer. Terwijl je boekhouder deskundig advies en ondersteuning biedt, is het jouw taak om een open, eerlijke en proactieve houding te hebben. Wees betrokken, stel de juiste vragen en zorg ervoor dat je begrijpt wat er met je bedrijf gebeurt.

Kortom, de keuze voor een geschikte boekhouder, gecombineerd met jouw actieve rol in het financiële beheer van je onderneming, zal de basis leggen voor een sterke, gezonde en groeiende bedrijfsvoering. Door samen te werken met je boekhouder, met wederzijds respect en begrip, zet je een grote stap naar het realiseren van je bedrijfsdoelen en -dromen.